Ofimática en la nube (Curso de Internet, redes sociales y productividad personal)

En este segundo bloque del curso nos vamos a centrar en la productividad, vamos a irnos a una parte mucho más práctica, vamos a empezar a conocer algunos servicios que nos pueden resultar útiles y prácticos en nuestra actividad diaria. Toca hablar de la "nube", y más concretamente de lo que podemos denominar nube ofimática. Dentro de este concepto de nube ofimática tenemos multitud de servicios y además están actualizándose prácticamente de forma casi continua. Hablaremos de tres de los más conocidos, Dropbox, Google Drive y OneDrive.



Dropbox

Dropbox nació en junio de 2007. Fueron Drew Houston y Arash Ferdowsi sus fundadores, alumnos del MIT (Massachusetts Institute of Technology) que encontraron una oportunidad al ver que mucha gente continuaba usando el correo electrónico como sistema para compartir contenido, sin una opción sencilla para guardar, sincronizar y compartir archivos. ¿Pero en qué consiste exactamente Dropbox? Dropbox es un servicio de alojamiento multiplataforma en la nube. Este servicio nos permite almacenar y sincronizar archivos entre distintos equipos además de compartir archivos y carpetas con otros usuarios. Los archivos en la carpeta de Dropbox pueden entonces ser compartidos con otros usuarios de Dropbox, ser accesibles desde la página Web de Dropbox o bien ser compartidos mediante un enlace web de descarga directa, al que se puede acceder tanto de la versión web como desde la ubicación original del archivo en cualquiera de los ordenadores en las que se encuentre. Una de sus grandes ventajas es que posee soporte para historial de revisiones, de forma que los archivos borrados de la carpeta de Dropbox pueden ser recuperados desde cualquiera de los dispositivos sincronizados. Guarda hasta las últimas 4 versiones de cada fichero, por lo que no solo permite recuperar archivos borrados, sino versiones anteriores de un archivo que hayamos modificado.

Uno de sus inconvenientes respecto a otros competidores es la capacidad de almacenamiento, más pequeña en los planes gratuitos que sus competidores directos. Dropbox cuenta con una aplicación de escritorio para las diferentes plataformas que nos permite mantener una copia "en local" del contenido que tengamos alojado en Dropbox, así si guardamos un fichero en esta carpeta que se nos habrá creado en nuestro disco duro directamente se sincronizará en todos nuestros dispositivos, con lo que no es necesario por ejemplo estar llevando los ficheros de un equipo a otro por ejemplo con un lapiz de memoria.

Google Drive

En 2012, cuando Dropbox ya llevaba 4 años funcionando, la gente de Google puso a nuestra disposición un enfoque rupturista en materia de gestión ofimática en la nube. Lo llamó Google Docs.

No sólo permitía guardar y compartir ficheros al estilo Dropbox, Box,etc., sino que además apostaba por trabajar directamente sobre ciertos ficheros. Me explico: hasta ese momento, para crear un documento, una presentación o una hoja de cálculo contábamos básicamente con el Microsoft Office de toda la vida o con el LibreOffice. Encendíamos el equipo, abríamos nuestro procesador de textos y trabajábamos de forma local con el fichero. Una vez que habíamos terminado teníamos la opción de guardarlo en la nube, por ejemplo en Dropbox. Pero Google nos ofreció una nueva posibilidad diseñada para trabajar online: abro el navegador, accedo a mi cuenta de Google, abro un documento de texto en un entorno muy similar al de la aplicación habitual y empiezo a trabajar con él y lo hago desde el propio navegador, no necesito aplicaciones informáticas. El fichero no está en mi ordenador. Está “por ahí”, seguramente en algún servidor de algún país de esos en los que estas grandes compañías pagan menos impuestos. :)

Inicialmente las posibilidades de edición de Google Docs eran muy, muy limitadas. Nada de documentos complicados, ni hojas de cálculo mínimamente complicadas, nada de macros... De hecho, hoy en día, en comparación a lo que podemos hacer con un Word o con un Excel, siguen siéndolo, aunque mucho menos, y tampoco olvidemos cómo suelen ser los documentos con los que trabajamos habitualmente, por lo que para la mayoría de nuestros documentos puede ser más que suficiente. Es cierto que si somos usuarios avanzados de Office o Excel podremos echar muchas cosas en falta. A pesar de los avances en HTML5 y otras tecnologías, las posibilidades de una aplicación instalada en local son siempre mayores que las que ofrece la tecnología web.

¿Dónde están entonces las ventajas? Google Docs permitía algo totalmente novedoso: la coedición. Entendamos a que nos referimos con esto: cuando trabajo con un fichero propio de Google no estoy abriendo un fichero de mi disco duro, sino que trabajo directamente con algo que está almacenado en un servidor “por ahí”, en algún sitio. Así que a alguien se le ocurrió… Y si está en la nube… ¿por qué no permitir a otro usuario que trabaje sobre el mismo fichero a la vez? De tal forma que varios usuarios pueden estar trabajando simultáneamente en el mismo documento y en tal caso, lo que yo veo en pantalla es un cursor por cada usuario. Cada cursor de un color y con el nombre del usuario en pequeñito. Esto nos da opciones para compartir documentos en los que tenemos que trabajar varias personas y poder ir viendo el trabajo que van realizando nuestros compañeros.

OneDrive

OneDrive (antes SkyDrive, Microsoft SkyDrive, Windows Live SkyDrive y Windows Live Folders) es al igual que Dropbox y Google Drive un servicio de alojamiento de archivos y como este último también nos permite trabajar sobre ficheros. Fue estrenado el 18 de febrero de 2014. El funcionamiento es prácticamente similar al de Google Drive y su característica principal es que busca ser un servicio prácticamente similar a Office. Es sencillo crear nuevos documentos, editarlos, enviarlos por correo electrónico, etc.